OhMyClub
Visite guidée · 🏀 Basket

Une saison de secrétariat, sans tableur ni relances.

Écran par écran, voici ce qu’OhMyClub fait à votre place. Toutes les captures viennent du vrai programme, avec un club de démonstration aux noms fictifs.

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1Le tableau de bord

Ce qui demande votre attention, sans rien chercher.

Aujourd’huiPour savoir où vous en êtes, vous ouvrez trois fichiers Excel, deux groupes WhatsApp et votre boîte mail. Et il manque toujours quelque chose.

Avec OhMyClub

  • Certificats à vérifier, nouvelles inscriptions, postes de bénévoles encore libres, stages à envoyer à l’ADEPS : tout s’affiche dès la connexion.
  • Un clic sur l’alerte, et vous êtes sur la bonne page.
  • Chaque membre du comité ne voit que ce qui le concerne : coach, trésorier, secrétaire.
Tableau de bord : certificats à vérifier, demandes d’inscription et bénévoles de la semaine
2Les cotisations

Fini le pointage des virements ligne par ligne.

Aujourd’huiVous comparez l’extrait de compte avec la liste des joueurs, vous devinez qui a payé « pour Lucas », puis vous relancez les familles une par une, mal à l’aise.

Avec OhMyClub

  • Chaque joueur a sa communication structurée et son QR code de virement : on sait toujours qui a payé.
  • Paiement en ligne par Bancontact ou Wero : le paiement s’enregistre tout seul, sans rien encoder.
  • Paiement en une fois ou échelonné (jusqu’à 12 paiements), retards en rouge, rappels automatiques avant et après chaque échéance.
  • Montant reçu et reste à percevoir, toujours à jour.
Suivi des cotisations : payée, à jour, en retard, rappel aux famillesPaiement de la cotisation sur le téléphone d’un parent
3Les formulaires de mutuelle

Les attestations de mutuelle se remplissent et se signent toutes seules.

Aujourd’huiEn septembre, une pile de formulaires de six mutuelles différentes : remplir à la main, signer, tamponner, scanner, renvoyer. Et recommencer quand une famille a perdu le sien.

Avec OhMyClub

  • Le formulaire officiel de chaque mutuelle (MC, Solidaris, Partenamut, Helan, Mutualia…), rempli avec le montant réellement payé.
  • Votre signature et le cachet du club ajoutés automatiquement.
  • Les familles le téléchargent elles-mêmes dès que la cotisation est payée : vous n’y touchez plus.
Formulaire de mutuelle rempli et signé automatiquement

Extrait d’un formulaire officiel, rempli et signé automatiquement.

4Les certificats médicaux

Les certificats arrivent dans l’application, pas dans votre boîte mail.

Aujourd’huiDes photos floues sur WhatsApp, des papiers perdus au fond d’un sac de sport, et chaque samedi la même question : « Il est en ordre, lui ? »

Avec OhMyClub

  • Les parents envoient la photo du certificat depuis leur téléphone.
  • Vous le téléchargez, vous l’encodez dans BigCaptain, vous validez : le joueur passe « en ordre ».
  • Un joueur sans certificat valable est grisé dans les convocations : impossible de l’oublier.
  • Donnée de santé : le fichier est supprimé automatiquement après traitement.
Certificats médicaux envoyés par les familles, à valider ou refuser
5Les convocations

Le coach convoque, les parents répondent. Plus personne ne court après les réponses.

Aujourd’huiUn message dans le groupe WhatsApp, quatorze « ok » noyés dans la conversation, et le vendredi soir, toujours trois familles qui n’ont pas répondu.

Avec OhMyClub

  • Les parents répondent présent, absent ou « sous condition », avec un petit mot.
  • Le coach voit d’un coup d’œil : 11 présents, 2 absents, 1 sous condition, 2 en attente.
  • La convocation part par e-mail avec l’heure et le lieu du rendez-vous.
  • Les absences aux entraînements se signalent de la même façon, et le coach fait l’appel sur son téléphone. Un joueur qui rattrape sa séance avec une autre équipe, ou que le club n’a pas convoqué, n’est pas compté absent.
  • Si l’adversaire joue dans la même couleur, l’équipe qui doit changer est prévenue : « maillot de réserve » sur le match et dans la convocation. Un joueur blessé n’est plus convocable jusqu’à son retour. Un coach empêché le signale : le comité est prévenu et désigne un remplaçant, qui a accès à l’équipe le temps du remplacement.
Convocation d’un match : disponibilités des joueurs et convoquésRéponse d’un parent à la convocation, sur son téléphone
6Les défraiements

Coachs, joueurs et arbitres : chacun payé au bon montant, sans calculette.

Aujourd’huiChaque fin de mois, le trésorier recompte les présences des coachs, additionne les kilomètres, déduit les amendes, retrouve ce qui a été donné aux arbitres… et espère ne rien avoir oublié.

Avec OhMyClub

  • Coachs : pendant l’appel, le coach coche sa présence et ses kilomètres. Par séance ou forfait mensuel, le décompte du mois se calcule tout seul, et chaque coach voit le sien.
  • Joueurs défrayés : un montant mensuel, les kilomètres à domicile et ceux de chaque déplacement (encodés une fois par match), visibles dans leur espace.
  • Arbitres : le montant payé à chaque match à domicile, encodé en quelques secondes, avec les totaux par équipe, par mois et pour la saison.
  • Retenues (amendes) déduites et reportées si besoin, paiement en un clic, et tout est repris automatiquement dans la trésorerie.
Décompte du mois des coachs : séances, kilomètres, retenue et paiement
7Les inscriptions

Les réinscriptions se font depuis le téléphone des parents.

Aujourd’huiUn formulaire papier, un Google Forms, des dizaines d’e-mails, et en juin personne ne sait combien de joueurs on aura la saison prochaine.

Avec OhMyClub

  • Les familles répondent « réinscrit » ou « arrête » depuis leur espace, et mettent leurs coordonnées à jour au passage.
  • Vous suivez en direct : 52 réinscrits, 5 arrêts, 21 sans réponse. Et vous relancez ces 21 familles en un clic.
  • Les nouveaux joueurs s’inscrivent via le site du club, avec une liste d’attente par équipe.
Réinscriptions pour la saison prochaine : réinscrits, arrêts, sans réponse
8Les bénévoles

Table de marque, chrono, bar : les parents s’inscrivent eux-mêmes.

Aujourd’huiChaque semaine, le même appel au secours dans le groupe pour trouver quelqu’un à la table de marque. Et le samedi matin, un coup de fil de dernière minute.

Avec OhMyClub

  • Des modèles par équipe : les postes à pourvoir sont créés pour chaque match, avec la qualification exigée (arbitre de club, officiel de table…).
  • La liste des bénévoles du club, avec leurs affiliations AWBB renouvelées chaque saison.
  • Les parents choisissent leur créneau depuis leur téléphone, et il s’ajoute à l’agenda de leur téléphone.
  • Vous voyez tout de suite ce qui reste libre, et vous relancez l’équipe concernée en un clic.
Planning des bénévoles des matchs
9La buvette

La caisse du bar sur une tablette, les ardoises en prime.

Aujourd’huiUne boîte à biscuits pour la monnaie, une feuille volante pour les ardoises des visiteurs, et en fin de soirée personne ne sait ce qui a été vendu, ni ce qu’il faut racheter.

Avec OhMyClub

  • Une caisse à gros boutons sur tablette ou smartphone : espèces avec la monnaie à rendre, carte, ou QR de virement vers le compte du club.
  • Les ardoises des équipes se remplissent pendant la soirée et se règlent en fin de match.
  • Le stock baisse tout seul, même pour un verre de 20 cl servi d’une bouteille de 1,5 L, et l’application dit ce qu’il faut racheter.
  • À la clôture, le comptage de la caisse et le rapport de la soirée ; les recettes passent toutes seules dans la trésorerie.
Caisse de la buvette sur tablette : produits par catégorie, ticket et paiementCaisse de la buvette sur un smartphone : le ticket et les moyens de paiement
10Le calendrier AWBB

Les matchs et les résultats arrivent tout seuls.

Aujourd’huiRecopier le calendrier de la fédération, corriger chaque match déplacé, prévenir les familles, mettre les résultats à jour le dimanche soir.

Avec OhMyClub

  • Matchs, salles, scores et classements de toutes vos équipes, synchronisés avec l’AWBB.
  • Plusieurs mises à jour le week-end pour les résultats.
  • Un match déplacé ? Les familles de l’équipe sont prévenues par e-mail, automatiquement.
  • Une demande de changement ou un amical à caser ? Un sondage de date dans l’espace membres remplace le sondage WhatsApp : chacun coche ses dates, le coach choisit.
Classement, prochains matchs et derniers résultats d’une équipe, venus de l’AWBB
Et ce n’est qu’une partie

Tout le club, au même endroit.

Trésorerie et rapport pour l’AGStages et soupers avec paiement en ligneNotifications sur le téléphoneMessages aux équipes, aux coachs et au comitéSponsors sur le site du clubBoutique du club avec le logo du partenaireAppel et statistiques de présenceSite public du clubEspace membres installable sur le téléphoneModes d’emploi pour chaque rôle

Envie de le voir avec votre club ?

Une démonstration de 30 minutes, en visio ou chez vous, au moment qui vous arrange. Sans engagement : vous posez toutes vos questions, on regarde ensemble ce qui vous ferait gagner du temps.

Demander une démo 0496 07 87 29